河北张家口市局（公司）：报销时间宽松化、流程便捷化

作为月均收受500张发票的受票方，河北省张家口市烟草专卖局（公司）自2021年以来就遇到了电子票据管理的诸多问题，比如电子票据如何报销、发票合规性怎样判断等。对此，他们立足当前、着眼长远，从2021年6月收到第一张增值税专用电子发票开始，就积极探索电子发票报销管理模式。

经过两年的实践探索，张家口市局（公司）形成了相对行之有效的电子发票管理模式：由票据报销人将纸质版与电子版原件一并提交，电子版统一用单据号码命名，稽核人员对纸质版与电子版一致性及发票合规性进行审核把关，票据报销人按照规范要求对电子发票查验查重，再由稽核人员统一将发票报销人提交的电子发票原件进行收集整理，最终交由档案员归档。但是该模式还存在着明显的问题，主要体现在两个方面：一是在票据集中报销、稽核工作量较大的时候，很容易出现纸质打印件已报销，电子版原件却没有提交的情况；二是无法判断票据报销人是否已对发票进行查验查重，给企业带来了财税风险。

对此，张家口市局（公司）想了很多办法：尝试过做Excel表格进行登记，但工作量太大，需要投入更多的人力；咨询过软件公司研发发票管理系统，但大量的成本投入与效益很难匹配。最终，张家口市局（公司）决定在现有的财务报税程序上，增加电子发票管理平台。

2023年，围绕“建立科学合理的电子票据管理体系”这一目标任务，张家口市局（公司）研究确定了“123”工作法——

坚持一条目标主线。坚持“流程优化保安全，提质增效强服务”的目标主线。建立科学合理的电子票据管理体系，进一步优化报销管理流程，以确保安全为前提，以服务基层为出发点，全面提升服务水平。

明确两个工作重点。围绕“优化+应用”重点发力，梳理现有电子票据管理漏洞，上线电子发票管理服务平台，优化形成行之有效的电子票据管理模式。对全员开展线上线下培训，实现所有款项报销电子化平台管理。

夯实三项基础管理。通过电子发票管理服务平台，实现电子票据开具、收取的闭环管理和规范管理；优化报销审批流程，提高财务报销效率；深化流程改革，服务基层员工，从而夯实业务管理、规范管理、服务管理。

如今，通过建立科学合理的电子票据管理体系，张家口市局（公司）最终形成了从发票获取、签收、勾选、抵扣直至形成进项税数据申报的全流程，从根本上解决了电子发票报销、储存、查验难题，实现数电票一体式风险防控。

对员工而言，通过发票管理服务平台，可以实现报销时间宽松化、报销流程便捷化。同时，电子票查验真伪更为方便。电子票据上有唯一对应的二维码，可以通过登录有关网络平台鉴别票据真伪。

对企业而言，电子票据管理体系在财务管理方面有3点优势：一是提高财务报销效率。增加了“报销人”“会计备注”“报销状态”等业务标签，明确了收票环节行为主体及报销环节责任主体；为各个县级单位及机关科室设置了平台使用管理人员，对人员权限进行了合规化设置，规避了操作失误风险。发票管理平台依托外网运行，支持多种发票签收方式，直接取消了报销人员内外网导入导出的工作步骤，大大提高了工作效率。二是提升财务风险防控水平。实现对所有发票实时监控，对作废、红字、失控等异常动态及时预警；建立了完善的身份认证机制，确保只有合法用户才能访问和操作票据信息；采用了先进的加密技术，保护数据不被非法获取和篡改，实现数电票一体式风险防控。三是优化电子档案存储。实现一站式发票上传、查验、查重、原件储存等功能，减少了传统纸质票据的手工处理和传递环节。自动化的票据审核和结算功能，减少了人工出错和延误的风险，能够更好地完成电子档案的收集整理归档。